Tout savoir sur le télésecrétariat à Madagascar
Le télésecrétariat à Madagascar s’est de plus en plus répandu. En effet, le service de secrétariat est indispensable à l’organisation d’une entreprise. Pourtant, il n’améliore pas directement le chiffre d’affaires. C’est pourquoi, pour diminuer le coût d’exploitation, il est confié à une entreprise externe. Grâce à l’évolution de l’internet et aux nouvelles technologies de communication, les entreprises du monde entier n’internalise plus la gestion de leur secrétariat. Elles font appel à un prestataire extérieur qui se situe dans un pays étranger.
Le télésecrétariat est facile à mettre en place. En effet, ce service nécessite uniquement l’utilisation des outils web et des personnes qualifiées. Raison pour laquelle certains travailleurs indépendants proposent ce service. Des entreprises se sont également spécialisées dans ce domaine. Dans tous les cas, le principe reste le même : travailler pour le compte d’une entreprise et gérer efficacement le service de secrétariat.
Quel est le métier lié au télésecrétariat ? Quelles sont les tâches concernées ? Quel type d’entreprise peut en bénéficier ? Pourquoi faut-il opter pour un télésecrétariat à Madagascar ? Des questions qui méritent d’être clarifiées.
Le métier de télésecrétaire
Depuis l’avènement du télétravail, les métiers à distance se sont développés. C’est pourquoi, il existe plusieurs entreprises et professionnels indépendants qui proposent le télésecrétariat à Madagascar. La personne en charge de ce service est appelée télésecrétaire. Ce métier est exercé en majorité par les femmes. Etant donné que ce métier se pratique à distance, il faut une personne ayant une voix rassurante et qui inspire la confiance. Par ailleurs, une femme correspond beaucoup plus à ce profil.
De plus, le télésecrétariat est le premier contact entre l’entreprise et ses clients. Certes, il est indispensable d’avoir des compétences professionnelles. Cependant, les qualités personnelles priment avant tout. Une entreprise ayant choisi l’externalisation de services à Madagascar, attend à ce que sa télésecrétaire dispose de tous ces atouts. Enfin, une télésecrétaire peut être en charge de la gestion de plusieurs personnes travaillant dans une même entreprise. Elle peut également travailler pour le compte d’un seul professionnel.
Télésecrétariat à Madagascar : quels sont les services ?
Une télésecrétaire n’a pas besoin de plusieurs outils pour effectuer ses fonctions. En effet, elles peuvent travailler à distance, en temps réel grâce aux canaux de communication et à des outils informatiques. Généralement, le téléphone est l’outil indispensable d’une télésecrétaire. Par la suite, les services sont variés. Cela dépend du secteur d’activité où elle travaille et de sa spécificité. Néanmoins, un service de télésecrétariat à Madagascar peut proposer des prestations telles que :
- La permanence téléphonique.
- La gestion des agendas professionnels et prise de rendez-vous.
- La saisie de documents.
- Les tâches administratives : gestion de courriers, rédaction de compte-rendu, organisation d’évènements, établissement de factures, transcription audio, etc.
Il est à noter que l’externalisation de services de secrétariat n’implique pas de remplacer le secrétariat interne. Il s’agit plutôt d’étendre les plages horaires de la permanence téléphonique. Cette solution permet également de diminuer les charges de travail de la secrétaire interne, surtout durant les périodes de débordement d’activité.
Télésecrétariat à Madagascar : pour quelle entreprise ?
Le télésecrétariat à Madagascar ne s’adresse pas uniquement à un profil de professionnel. En effet, toutes les entreprises de différents secteurs d’activité peuvent recourir à ce service. Cependant, étant un pays francophone, les donneurs d’ordre français s’intéressent en majorité à l’externalisation offshore à Madagascar. Une télésecrétaire doit disposer des compétences de base en secrétariat et bureautique. Dans ce cas, on parle de télésecrétariat classique.
Toutefois, certains secteurs d’activité nécessitent des compétences plus avancées. C’est le cas du secteur médical et juridique. En effet, les télésecrétaires médicales ou juridiques doivent maîtriser leur domaine de compétence afin de proposer aux clients/patients un accueil professionnel et personnalisé. Enfin, d’autres secteurs privilégient également l’externalisation du secrétariat : la construction, l’immobilier, le secteur commercial et l’industrie pharmaceutique.
Secrétariat à distance à Madagascar : les avantages
Aujourd’hui, le télésecrétariat à Madagascar intéresse tous les secteurs d’activité. Et pour cause, l’externalisation garantit une rapidité de service malgré la distance. En cas d’absence ou de congé, des télésecrétaires remplacent rapidement les secrétaires de bureau. Par la suite, collaborer avec un secrétariat à distance permet d’éviter les surcoûts liés à l’embauche. En effet, il n’y a pas de charges sociales ni de long processus de recrutement.
Le prestataire fournit tous les équipements informatiques et téléphoniques. Il s’occupe également d’encadrer et de louer un local professionnel à l’équipe. De plus, avoir une équipe de télésecrétaires permet de booster l’image d’une entreprise. En effet, leur disponibilité est très appréciée. Cela contribue à la bonne gestion de la relation client. Enfin, pour assurer une prestation de qualité, les télésecrétaires reçoivent souvent des formations avant d’être opérationnelles.
Le télésecrétariat par un freelance
Comme susmentionné, deux types de professionnels proposent le service de télésecrétariat à Madagascar. Tout d’abord, une télésecrétaire à domicile peut se charger des missions. En général, c’est un travailleur indépendant. C’est pourquoi, elle travaille depuis son lieu d’habitation ou dans un espace de bureaux partagés. L’avantage de collaborer avec un freelance réside au niveau du coût. En effet, sa prestation ne coûte pas cher, car elle n’a pas beaucoup de charges à payer.
Cette solution s’adapte également aux projets de petite envergure. En d’autres termes, une secrétaire à domicile peut traiter un volume d’appels restreint et gérer quelques tâches administratives. Cependant, certains individus exercent ce métier dans l’informel. C’est pourquoi, ils ne sont pas en mesure de fournir une facture en bonne et due forme. De plus, les donneurs d’ordre rencontrent souvent la même problématique : non-respect du deadline, absence, pas de système de backup en cas de coupure d’électricité.
Le télésecrétariat au sein d’un centre d’appels
L’externalisation du secrétariat auprès des centres d’appels est également une autre alternative. Aujourd’hui, l’effectif des centres d’appels à Madagascar ne cessent de s’augmenter. Ils proposent de gérer les campagnes d’appels entrants et sortants des entreprises. Le télésecrétariat entre dans la catégorie des appels entrants. Les entreprises privilégient cette solution, car un call center est une structure qui dispose d’une équipe de télésecrétaires.
De plus, c’est une entreprise à part entière. Contrairement à une freelance, elle peut gérer un volume d’appels élevé. Pour diminuer leurs coûts, certains exercent leur activité dans un espace de coworking. Ce lieu de travail met à leur disposition des équipements technologiques performants et un environnement de travail productif. De plus, le télésecrétariat à Madagascar effectué dans un centre d’appels propose une formation complète pour assurer un service de qualité.
En somme, il est bénéfique de recourir à un secrétariat externalisé. Cependant, il est indispensable de bien choisir son prestataire. Cela évite de tomber sur des prestations médiocres. Chaque call center a son propre domaine de compétence. Il faut opter pour celui qui correspond aux besoins de votre entreprise.
