3 éléments à prendre en compte pour réussir un projet d’externalisation de services
Dans le contexte économique actuel, toutes les entreprises de taille différente (TPE, PME ou grande société) établissent un projet d’externalisation de services pour optimiser leurs coûts tout en gardant le même niveau de qualité. En effet, l’externalisation ou outsourcing est une stratégie qui permet de profiter d’une une compétence externe à coût réduit. Au-delà de l’avantage financier, ce processus permet également de se concentrer sur d’autres activités plus essentielles.
En effet, une entreprise fait généralement appel à un sous-traitant pour lui confier des missions non-stratégiques. Cependant, bien que les activités soient secondaires, elles sont tout de même essentielles à l’organisation de l’entreprise. C’est pourquoi, elles doivent également être gérées de manière impeccable. Pour ce faire, il est important de bien préparer un projet d’outsourcing pour éviter de perdre du temps et de faire des erreurs.
Du choix de la destination au suivi du projet, en passant par la recherche du prestataire, voici nos conseils pour que votre projet d’externalisation soit une réussite.
Projet d’externalisation de services : la préparation en amont
Connaître vos besoins et vos attentes
La première étape d’un projet d’externalisation de services consiste à dresser une liste des activités que vous souhaitez confier à un prestataire externe. Puis, vous devez connaître vos attentes. Pour cela, posez-vous les bonnes questions. Recherchez-vous une compétence que vous n’avez pas ? Voulez-vous faire de l’économie ? Souhaitez-vous vous libérer des tâches chronophages qui rapportent peu ? Les réponses à ces questions vous aideront à définir ce que vous cherchez réellement.
Projet d’externalisation de services : l’importance du cahier des charges
L’externalisation de services concerne deux entités : le donneur d’ordre et l’exécutant. Ce dernier va s’appuyer sur les éléments inscrits dans le cahier des charges pour réaliser ses missions. Ce document décrit de façon claire et précise les informations sur les activités. On peut y trouver les points suivants : objectifs, résultats attendus, la durée de la mission, les moyens humains et matériels utilisés, les indicateurs de performance, et même le prix de la prestation.
Le choix de la destination
Il faut également connaître à l’avance le type de prestataire que vous souhaitez choisir. En optant pour un pays géographiquement éloigné, vous optez pour une externalisation offshore. Actuellement, les donneurs d’ordre privilégient cette pratique pour des raisons économiques. Sur ce marché, les entreprises françaises optent pour les entreprises d’externalisation se trouvant dans les pays de l’Océan Indien comme Madagascar ou l’île Maurice.
Projet d’externalisation de services : la phase de concrétisation
Faire une sélection de prestataires
Après avoir bien défini vos besoins et choisi la destination qui vous convient, il faut maintenant passer à l’étape suivante, celle de la recherche du prestataire. En effet, la réussite d’un projet d’externalisation de services dépend en grande partie de ce point. Tout d’abord, vous devez sélectionner au moins 5 prestataires répondant à vos attentes. Puis, prenez le temps de connaître leurs spécificités et les points forts de chacun. Enfin, vérifiez leur fiabilité en les contactant directement.
Projet d’externalisation de services : connaître les compétences du prestataire
Le sous-traitant doit être capable de fournir un service à la hauteur de vos exigences. Par conséquent, choisissez celui qui connaît votre métier. En guise d’exemple, si vous souhaitez externaliser la gestion de votre paie, optez pour une société qui maîtrise tout ce qui concerne ce domaine. Pour une externalisation téléphonique, choisissez un centre de relation client. Bref, vous devez collaborer avec une entreprise spécialisée qui peut vous apporter une réelle valeur ajoutée.
Procéder à la signature du contrat de prestation
Pour concrétiser votre partenariat avec l’entreprise d’externalisation, vous devez signer un contrat de prestation, également connu sous l’appellation de contrat d’outsourcing. Ce document comporte les obligations de chaque signataire. Par conséquent, chaque partie est tenue de respecter ses engagements respectifs. En général, le contrat évoque les conditions de réussite de la collaboration, le planning des missions, le tarif de la prestation et d’autres éléments concernant le service externalisé.
Projet d’externalisation de services : le début de la mission
Projet d’externalisation de services : faire un test d’évaluation
Avant de conclure un contrat, vous pouvez demander un test pour valider les compétences managériales, techniques et organisationnelles du prestataire. C’est le même principe qu’un recrutement en interne où le salarié doit passer par une période d’essai. Si cette période est concluante, vous pouvez signer le contrat. Dans le cas contraire, vous pouvez annuler la collaboration et trouver un autre prestataire ou proposer des pistes d’amélioration.
Préparer l’équipe interne et externe
Un projet d’externalisation de services ne doit pas se faire à la hâte. En effet, cela peut entraîner des changements au sein de votre entreprise. Votre équipe est amenée à échanger avec votre équipe externe. De ce fait, il faut savoir gérer la communication et les changements pour éviter les incompréhensions et les malentendus entre les deux équipes. Vous devez aussi encadrer les managers externes pour qu’ils puissent transmettre et appliquer à leur tour vos directives et vos consignes.
Faire un point régulier avec le prestataire
Il est vrai que le prestataire est un professionnel dans son domaine. Toutefois, il convient toujours de faire un suivi régulier de son travail. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple, demander des rapports d’activités journaliers, hebdomadaires et mensuels. De plus, il est primordial de mettre en place un comité de pilotage du projet, surtout si vous choisissez d’externaliser dans un pays étranger comme à Madagascar. Ainsi, vous pouvez évaluer la rentabilité de l’opération et la qualité des travaux du prestataire.
Pour conclure, l’externalisation en entreprise demande beaucoup de réflexions et une longue préparation. Cette stratégie se base sur des critères précis. Pour en savoir davantage à ce sujet, vous pouvez vous renseigner auprès de notre équipe. Vous aurez les informations et les conseils dont vous aurez besoin pour réaliser votre projet d’externalisation en toute tranquillité.
