Externalisation de services administratifs : les questionnements à savoir
L’externalisation de services administratifs est devenue une pratique courante dans de nombreuses entreprises. Elle consiste à se libérer des tâches fastidieuses en les confiant à des prestataires externes spécialisés. Cette approche présente de nombreux avantages, tant sur le plan opérationnel que financier. En effet, les activités s’effectuent à distance. De ce fait, il n’est plus utile d’embaucher des salariés en interne et d’investir dans les charges salariales.
Puis, cela permet de se libérer du temps pour se concentrer sur les activités plus stratégiques. Bref, il participe au bon fonctionnement d’une entreprise. Toutefois, quel que soit le service externalisé, l’outsourcing ou l’externalisation n’est pas un choix à prendre à la légère. Pour éviter de faire des erreurs, il est nécessaire de faire une bonne préparation.
C’est pourquoi, il faut se poser les bonnes questions avant de se lancer dans les procédures. Cet article vous donnera les éléments et les questions à prendre en compte pour faciliter votre projet d’externalisation.
Question n°1 : quelles sont les motivations qui vous poussent à externaliser vos tâches administratives ?
Il est vrai qu’actuellement, l’externalisation en entreprise est une habitude. Cependant, un chef d’entreprise ne doit pas se lancer aveuglément dans ce processus. Si vous choisissez cette option, c’est que vous devez avoir de bonnes raisons. Premièrement, les activités administratives nécessitent un investissement en temps considérable.
Dans ce cas, vous pouvez recourir à l’externalisation de services administratifs pour vous concentrer sur les activités plus fonctionnelles. Par la suite, votre motivation peut être aussi d’ordre économique. Comme la plupart des sociétés, vous êtes dans l’obligation de diminuer vos charges. De ce fait, une embauche à long terme n’est pas envisageable.
Par conséquent, en tant que donneur d’ordre, vous pouvez vous libérer de ces charges en collaborant avec un sous-traitant. Enfin, si votre société souffre d’un manque de qualité de service, il est temps de penser à faire appel à des experts. Ces derniers mettront leurs compétences à votre service. Autrement dit, vous pouvez vous appuyer sur leur savoir-faire pour obtenir des résultats de haute qualité.
Question n°2 : quelles sont les activités qui touchent l’externalisation de services administratifs ?
La gestion administrative n’est pas une activité qui participe au développement de votre chiffre d’affaires. Pourtant, elle est essentielle à votre société pour être en conformité avec la loi et avec votre stratégie de développement. C’est pourquoi, l’externalisation de services est la solution pour faciliter la gestion de vos activités administratives.
De plus, c’est un moyen d’améliorer votre efficacité opérationnelle. En effet, les prestataires offshores utilisent des outils récents pour mener à bien leurs activités. Par ailleurs, il faut savoir que ce domaine englobe de nombreuses tâches. En effet, le service administratif ne se limite pas seulement aux travaux bureautiques. Cela peut concerner d’autres domaines. En voici quelques exemples :
- Le secrétariat
Cela peut inclure la gestion des courriers, la gestion des appels téléphoniques, la planification des rendez-vous, la gestion des archives, l’organisation des évènements professionnels, etc.
- La gestion des documents et des données
Cela implique de confier de nombreuses activités. On peut citer : la gestion des archives, la protection des données, la transcription audio, la rédaction de compte-rendu, la gestion des documents physiques et électroniques.
- Les ressources humaines (RH)
Vous pouvez également externaliser la gestion des ressources humaines. Cela concerne la gestion du recrutement, la formation, la gestion de la paie, l’administration du personnel (contrat de travail, salaire, gestion de plannings, etc.).
- La gestion des finances et de la comptabilité
Il s’agit de confier la tenue des livres comptables, la gestion des factures clients et fournisseurs, la gestion des déclarations fiscales ou encore la préparation des états financiers.
Question n°3 : où peut-on externaliser ?
Tout d’abord, il faut préciser que l’externalisation de services administratifs peut se faire de deux manières. D’une part, vous pouvez déléguer l’ensemble des activités au prestataire. Cela signifie que la collaboration se fera à long terme. D’autre part, vous pouvez opter pour une externalisation partielle. Dans ce cas, vous confiez seulement une partie du service.
Par conséquent, l’outsourcing se fait de manière temporaire ou lorsque vous faites face à une hausse d’activité. Par ailleurs, vous pouvez opter pour un prestataire local. Cela peut être avantageux en termes de proximité géographique et de facilité de communication. Puis, si votre objectif est de réduire vos coûts, externaliser en offshore est l’alternative à adopter.
Il s’agit de trouver un prestataire à l’étranger. Celui-ci peut être une entreprise ou une freelance qui travaille dans un pays éloigné. Il faut savoir que chaque pays est différent. Toutefois, certains offrent beaucoup plus d’avantages. Des pays comme l’île Maurice, Madagascar et les pays du Maghreb disposent de ressources qualifiées, d’infrastructures technologiques performantes dans le domaine des services administratifs.
Question n°4 : quels sont les critères pour sélectionner votre prestataire ?
La réussite de votre projet offshore dépend grandement du choix de votre prestataire. C’est pourquoi, il est crucial de bien le choisir. Plusieurs éléments sont à considérer lors de cette étape. Cela peut inclure : l’expertise, les compétences, la capacité d’adaptation, la communication et la langue ou encore la tarification.
- Expérience et expertise
Vous devez vérifier l’expérience du prestataire dans le domaine des services administratifs. Combien d’années ont été actifs dans ce secteur ? Ont-ils travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre ? Quelles sont les domaines d’expertise du prestataire ?
- Compétences et qualifications
Il faut s’assurer que le prestataire dispose des compétences nécessaires pour gérer efficacement les services administratifs que vous souhaitez externaliser. Pour ce faire, demandez des informations sur son équipe, sa capacité à s’adapter aux évolutions réglementaires et technologiques, etc.
- Langue et communication
Lorsque vous externalisez vos appels téléphoniques, votre équipe externe doit communiquer dans votre langue de travail. Elle doit également être disponible pour répondre à vos questions et résoudre vos problèmes. Cela permet d’avoir une communication efficace.
Question n°5 : comment gérer la transition vers l’externalisation des services administratifs ?
La transition vers l’externalisation des services administratifs nécessite une planification méticuleuse pour éviter les perturbations. Pour commencer, il est fortement conseillé de mettre en place une équipe dédiée pour superviser le processus. Cette équipe identifiera les tâches à externaliser et évaluera les besoins en formation.
Une collaboration étroite avec le prestataire de services externes sera établie pour clarifier les attentes et les procédures de communication. Un plan de transition progressif sera mis en place. Il peut commencer par des tests pilotes pour évaluer l’efficacité du processus. Pendant cette période, une formation supplémentaire sera offerte au personnel concerné.
Aussi, des canaux de communication clairs seront établis pour résoudre les problèmes potentiels. La performance du prestataire de services peut être surveillée de près et des ajustements seront apportés si nécessaire. Des réunions régulières seront organisées pour évaluer les progrès et apporter des modifications au besoin.
En somme, quelle que soit l’activité à externaliser, il est essentiel de poser les bonnes questions et de procéder à une évaluation approfondie pour sélectionner le bon prestataire. En prenant ces éléments en considération, vous pouvez maximiser les avantages potentiels pour votre entreprise.
