Contrat d’externalisation : les éléments indispensables à prendre en compte

Lorsqu’une entreprise confie une partie ou une totalité de son activité à un prestataire, la collaboration se conclut par un contrat d’externalisation. Ce document écrit encadre les modalités d’exécution du service externalisé, les droits et les obligations des signataires. En effet, aujourd’hui, l’externalisation de services est une pratique très courante dans la vie d’une entreprise.

Pour éviter les litiges, les deux parties signent un contrat. Dans ce contexte, ce contrat est appelé contrat d’externalisation ou contrat d’outsourcing. Cela permet de créer un lien entre l’entreprise donneur d’ordre et l’exécutant. Cela démontre également la fiabilité du prestataire. Par ailleurs, quelle que soit la forme d’externalisation : onshore, nearshore ou offshore, il est toujours important d’établir ce type de contrat.

Quel est le contenu de ce contrat ? Quelles sont les obligations du prestataire et de l’entreprise cliente ? Les lignes suivantes vous offrent de plus amples informations.

Contrat d’externalisation : les différents points

Comme tout contrat, un contrat d’externalisation comprend des informations relatives à l’exécution de la prestation. Ce contrat est rédigé après l’accord de chaque partie, c’est-à-dire du donneur d’ordre et du sous-traitant. Qu’il s’agisse de l’externalisation de service téléphonique, digital ou l’externalisation de processus métiers, ce document stipule les éléments suivants :

La définition du service externalisé.
Le lieu d’exécution de la prestation.
Les équipements et les logiciels utilisés.
La description des procédures d’exécution du service externalisé.
La phase de préparation du projet et la phase d’exécution de la prestation.
Le comité de pilotage du projet.
Le prix de la prestation.
Les indicateurs de performance et les résultats attendus.
Les modalités de résiliation et rupture de contrat.
La procédure à suivre en cas de litige.
Les obligations de chaque partie (l’entreprise cliente et le prestataire).

Les obligations du donneur d’ordre

Le donneur d’ordre, comme son nom l’indique, est celui qui confie les missions à un prestataire externe. Il peut être une PME, un travailleur indépendant ou une grande entreprise. Quelle que soit sa taille, il doit se soumettre à certaines obligations inscrites dans le contrat d’externalisation. De plus, même s’il décide d’externaliser à l’étranger, comme une externalisation offshore à Madagascar, il se doit s’engager à :

Honorer le paiement de la prestation selon le prix convenu dans le contrat.
Fournir au prestataire toutes les données et les informations dont il a besoin.
Faire un suivi du projet et un feed-back régulier par rapport à ses attentes et aux objectifs fixés.
Réceptionner les travaux du prestataire. Cependant, dans le cas où ces travaux ne seraient pas conformes à sa demande, il a le droit de les refuser.

Contrat d’externalisation : les obligations du prestataire

A la différence du donneur d’ordre, le prestataire est celui qui exécute la mission. Toutefois, il n’est pas un simple exécutant. En effet, l’entreprise fait appel à ses services par manque de compétences ou de ressources. De ce fait, pour fidéliser son client, le prestataire se doit d’offrir un travail de qualité. Il doit également apporter une valeur ajoutée en mettant à profit ses compétences. Le contrat d’externalisation évoque également d’autres obligations comme :

Réaliser les missions qui lui sont confiées, atteindre les objectifs fixés et respecter la durée d’exécution du projet.
Veiller au respect de la confidentialité des informations du client.
Suivre les consignes et les directives de son client.
Apporter son savoir-faire pour orienter et conseiller l’entreprise cliente pour la réussite du projet d’externalisation.

Pour terminer, un projet d’externalisation ne s’improvise pas. Il faut franchir plusieurs étapes avant le début de la collaboration. Par ailleurs, il est toujours nécessaire de vérifier toutes les clauses du contrat au cas où il y aurait un oubli ou une modification à faire.