Externalisation de services : les astuces pour la réussir
L’externalisation de services est une stratégie utilisée par toutes les entreprises pour pallier le manque de temps et de compétence dans leurs organisations. Ce processus n’est pas uniquement dédié aux grandes entreprises, car même les petites et moyennes entreprises font appel à des prestataires externes pour gérer leurs activités secondaires. En effet, créer une société demande du temps et de l’investissement. De plus, il est impossible de tout gérer tout seul. Dans ce cas, l’externalisation ou l’outsourcing est bien souvent nécessaire.
S’appuyer sur des professionnels permet d’obtenir de nouvelles compétences sans avoir à recruter en interne. Ainsi, l’expertise renforce la position concurrentielle d’une entreprise sur le marché. En effet, grâce à cette stratégie, le donneur d’ordre peut se concentrer pleinement sur le développement de son activité. De plus, un prestataire apporte généralement une valeur ajoutée à la société avec qui il collabore.
L’externalisation est donc une solution pratique pour une entreprise qui veut se développer. Toutefois, c’est une activité qui mérite une grande réflexion. Du choix de prestataire au lancement du projet, voici nos conseils pour réussir votre projet d’externalisation.
Externalisation de services : ce qu’il faut savoir avant d’externaliser
Il faut passer par trois étapes importantes avant d’entamer une externalisation de services ou outsourcing.
- Connaître les tâches à externaliser
Tout d’abord, la première étape est de dresser une liste des activités de votre entreprise. Ensuite, vous devez définir vos attentes. Recherchez-vous une compétence que vous n’avez pas en interne, voulez-vous faire de l’économie ou alors souhaitez-vous vous libérez des tâches chronophages qui rapportent peu ? Une fois vos objectifs définis, vous avez une vue d’ensemble des services à externaliser au sein de votre société.
- Etablir une fiche de missions
La seconde étape d’une externalisation réussie concerne la rédaction d’une fiche de missions. C’est un document qui décrit de façon claire et précise les informations sur les activités externalisées. Ce document vous permet d’éviter toute incompréhension. Voici une liste non-exhaustive des composants de cette fiche :
- La durée de la réalisation des missions
- Les objectifs précis
- Les moyens utilisés (moyens humains et matériels)
- Les résultats attendus et les indicateurs de performance
- Choisir le type d’externalisation de services
La dernière phase de préparation est de choisir la forme d’outsourcing. En effet, il existe de nombreux types d’externalisation. Pour des raisons économiques, de nombreuses sociétés se tournent vers l’externalisation offshore. Dans ce cas, le prestataire est basé dans un pays géographiquement éloigné de votre entreprise. Aujourd’hui, l’externalisation de services à Madagascar est le plus sollicité par les entreprises françaises.
Externalisation de services : le choix du prestataire
Maintenant que vous avez bien défini vos besoins, vous pouvez commencer à mettre en place votre projet.
- Sélectionner un prestataire
Tout d’abord, la collaboration doit se faire avec un prestataire de confiance. Pour cela, l’expertise est un critère primordial pour votre choix. Si vous décidez de recourir à une gestion administrative externalisée, vous devez choisir une entreprise spécialisée en externalisation de services administratifs. Un élément important est l’utilisation des outils spécifiques. En effet, un bon prestataire doit disposer des dernières technologies pour réaliser les missions.
- Connaître le rapport qualité/prix
Le tarif fait partie des éléments déterminants de votre choix. Toutefois, il ne faut pas se fier aux apparences. Certaines entreprises d’externalisation proposent des prix alléchants, mais la qualité n’est pas toujours fiable. Pour ce faire, dans un premier temps, vous pouvez comparer les prix. Par la suite, contactez le prestataire pour connaître plus d’informations à son sujet. Enfin, vous pouvez également demander des références.
- Le contrat d’externalisation de services
La collaboration entre votre entreprise et le prestataire doit être scellée par un contrat d’externalisation. Ce document comporte les engagements de chaque partie, les conditions de réussite de la collaboration, ainsi que le planning des missions. Un prestataire fiable doit proposer ce type de contrat à ses clients. Toutes les consignes émises par le donneur d’ordre y sont stipulées. En outre, le contrat doit être clair et sans ambiguïté.
Externalisation de services: le lancement de la mission
Dans cette partie, nous allons vous donner quelques conseils pour vous préparer au lancement de votre projet d’externalisation.
- Débuter par un test
Une fois votre prestataire sélectionné, vous pouvez commencer par une phase de test. C’est le même principe qu’un recrutement en interne, où le nouveau salarié doit passer par une période d’essai. Cela vous permet d’évaluer les compétences de votre prestataire. Vous pouvez valider le service fourni et signer le contrat d’externalisation. Dans le cas contraire, vous pouvez vous résilier ou proposer des pistes d’amélioration avant de commencer la véritable collaboration.
- Faire un point régulier avec le prestataire
Il est vrai que le prestataire est un professionnel dans son domaine. Toutefois, vous devez toujours faire un suivi régulier de son travail. Vous pouvez par exemple demander des rapports d’activité et mettre en place un comité de pilotage du projet. Ainsi, vous connaîtrez si les résultats attendus sont conformes à votre demande. De plus, cette démarche vous aide à évaluer la rentabilité de l’opération sur le long terme.
- Se focaliser sur votre métier principal
Après avoir mis en place votre projet d’externaliser des services, vous devez maintenant vous concentrer sur votre « core business ». C’est l’objectif principal d’une externalisation de services. Bien évidemment, il faut suivre l’évolution des services externalisés. Toutefois, votre équipe doit profiter de ce gain de temps pour développer votre société. De plus, en effectuant des économies, vous pouvez investir dans d’autres activités.
En résumé, l’externalisation en entreprise demande beaucoup de préparation avant la concrétisation du projet. Cette stratégie doit se baser sur des critères précis. Pour la réussite d’une externalisation offshore, vous pouvez vous renseigner auprès d’Activ Solutions Madagascar. Notre équipe vous fournira toutes les informations dont vous aurez besoin pour réaliser votre projet d’externalisation en toute tranquillité.
